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Um diese Gruppen zu verwalten, wurde im Admin-Bereich ein neuer Unterpunkt namens „Gruppen“ erstellt. In diesem Unterpunkt können Gruppen erstellt, bearbeitet und gelöscht werden. Standardmäßig gibt es vier vorgefertigte Gruppen.  „Root“, „Administrator“, „Mitarbeiter“ und „Gast“. Bei diesen Gruppen können die Rechte weder bearbeitet noch gelöscht werden. Es gibt bei diesen Gruppen trotzdem Einstellmöglichkeiten, die geändert werden können - ähnlich zu den Einstellungsmöglichkeiten, die eine neu erstellte Gruppe hat.

Hinzufügen neuer Gruppen

Um eine neue Gruppe hinzuzufügen, muss oben rechts auf den Button „Neue Gruppe“ geklickt werden. Dadurch öffnet sich ein Fenster, in welches alle Einstellmöglichkeiten eingegeben werden können.
Die Erstellung ist in verschiedene Unterpunkte gegliedert:

  • Grundsätzliche Details: Hier wird fest gelegt, wie die neue Gruppen heißen soll. Außerdem kann eine Beschreibung angegeben werden, welche diese Gruppe für andere User-Administratoren sichtbar beschreibt.
  • Mitglieder: Hier können per Eingabefeld Benutzer hinzugefügt werden, welche dieser Gruppe beitreten sollen. Durch die Autovervollständigung wird die Eingabe erleichtert.
  • Features: Hier wird in zwei Kategorien unterteilt. Einerseits Lizenzfreie und Lizenzpflichtige. Diese legen fest ob Benutzer in diesen Gruppe in der FTAPI-Lizenz gezählt werden oder nicht. Mit diesen Features wird festgelegt, was diese Gruppe innerhalb des Systems für Rechte und Möglichkeiten hat.
  • Einschränkungen: Hier gibt es verschiedene Einstellmöglichkeiten, welche die Gruppe einschränken, wie z.B. eine maximale WebUpload Dateianhangsgröße, IP-Adressen Beschränkungen oder auch die Möglichkeit ein Adressbuch für die Autovervollständigung zu aktivieren.
  • Bereinigung: Hier können Bereinigungen erstellt werden, wie Benutzerkonten-Bereinigung oder auch Zustellung-Bereinigung.
  • Sicherheitsstufe: Hier kann festgelegt, welche Sicherheitsstufen ein Benutzer bei Zustellungen verwenden darf. Standardmäßig sind alle Optionen aktiviert.

Bearbeitung bestehender Gruppen

Um bestehende Gruppen abzuändern, muss auf die jeweilige Gruppe geklickt werden. Es öffnet sich ein Fenster, in dem alle bisherigen Einstellungen angezeigt werden. Alle bisherigen Einstellungen werden angezeigt. Diese können abgeändert werden oder neue können hinzugefügt werden. Sollten Einstellungen nicht zu ändern sein, sind diese ausgegraut.

Benutzerkonten-Bereinigung

In jeder einzelnen Gruppe kann individuell eingestellt werden, ob und wann in dieser Gruppe eine Benutzerkonten-Bereinigung durchgeführt werden soll. Zu beachten ist, dass alle gelöschten Accounts unwiderruflich gelöscht werden. Bei der Benutzerkonten-Bereinigung gibt es verschiedene Einstellmöglichkeiten, ab wann ein Account von der Bereinigung betroffen ist und ob dieser nur deaktiviert oder gleich ganz gelöscht werden soll. Es kann der letzte Login, die Erstellung eines Accounts oder die letzte Aktivierung ausgewählt werden. Eine Benutzerkonten-Bereinigung muss zuvor jedoch im Admin-Bereich unter „System -> Benutzerkonten-Bereinigung“ global aktiviert werden. Hier kann auch das Intervall festgelegt werden, in welchem eine Bereinigung ausgeführt werden soll. Und wie lange eine Verzögerung zwischen Benachrichtigungen dauern soll. Diese Verzögerung ist dafür eingebaut, um den Benutzer wenn nötig mehrmals zu informieren, dass sein Account von einer Benutzerkonten-Bereinigung betroffen sein wird.

Zustellungsbereinigung

Ähnlich zu einer Benutzerkonten-Bereinigung funktioniert auch die Zustellung-Bereinigung. Diese kann individuell für jede Gruppe angepasst werden. Hierbei kann eingestellt werden, wie alt eine Zustellung sein muss damit sie gelöscht werden und der Administrator kann festlegen, ob und in welchem Bereich der Benutzer selbst ein Ablaufdatum einstellen können soll. Eine Zustellung-Bereinigung muss zuvor jedoch im Admin-Bereich unter „System -> Zustellung-Bereinigung“ global aktiviert werden. Hier kann das Intervall eingestellt werden wie oft eine Bereinigung ausgeführt werden soll und ob auch pausierte Zustellungen von einer Bereinigung betroffen werden sollen. Dafür kann ein eigenes Intervall angegeben werden.

Features

Lizenzfrei, d.h. diese Benutzer werden nicht in der FTAPI-Lizenz gezählt

Lizenzfreie Benutzer

  1. Gibt dem Benutzer die Möglichkeit, auf Datenräume zuzugreifen. (erfordert „Zugriff auf Apps“ und „SecuPass aktivieren“)
  2. Gibt dem Benutzer die Möglichkeit, einen SecuPass zu erstellen. (erfordert „Zugriff auf Apps“)
  3. Gibt dem Benutzer die Möglichkeit, auf die FTAPI Apps zuzugreifen.
  4. Gibt dem Benutzer die Möglichkeit, auf die Web UI zuzugreifen.
  5. Gibt dem Benutzer die Möglichkeit, Zustellungen per WebUI zu verschicken. (erfordert „Zugriff auf Web UI“)
  6. Gibt dem Benutzer die Möglichkeit, Zustellungen zu empfangen.
  7. Gibt dem Benutzer die Möglichkeit, in Datenräume eingeladen zu werden und diese dann auch bearbeiten zu können. Genauer bedeutet dies, er kann in Datenräumen neue Dateien hinzufügen, abändern oder entfernen. (erfordert „Zugriff auf Apps“, „Zugriff auf Datenräume“ und „SecuPass aktivieren)

Lizenzpflichtig, d.h. alle Benutzer, welche in Gruppen sind, die eine der folgenden Option aktiviert haben, werden in der Lizenz gezählt

Lizenzpfichtige Benutzer

  1. Gibt dem Benutzer alle Rechte eines System-Administrators. (erfordert „Benutzer-Administrator“ und „Zugriff auf die Web UI“)
  2. Gibt dem Benutzer alle Rechte eines User-Administrators. (erfordert „Zugriff auf Web UI“)
  3. Gibt dem Benutzer die Möglichkeit, Zustellungen an unlizenzierte Benutzer zu schicken. (erfordert „Zustellungen schicken“ und „Zugriff auf Web Ui“)
  4. Gibt dem Benutzer die Möglichkeit, eine SubmitBox zu aktivieren. (erfordert „Zustellungen empfangen“ und „Zugriff auf Web UI“)
  5. Gibt dem Benutzer die Möglichkeit, neue Datenräume zu erstellen und damit mehr als nur einen Datenraum zu besitzen. (erfordert „Zugriff auf Apps“, „Zugriff auf Datenräume“, „Darf Datenräume bearbeiten“ und „SecuPass aktivieren“)
  6. Gibt dem Benutzer die Möglichkeit, in seine Datenräume neue Benutzer einzuladen und ihnen damit zu ermöglichen, auf die Dateien innerhalb zuzugreifen. (erfordert „Zugriff auf Apps“, „Zugriff auf Datenräume“ und „SecuPass aktivieren“)

Einschränkungen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, einzelne Custom Groups bei den Möglichkeiten einzuschränken.

  1. Legt die maximale Anhangsgröße fest, welche der WebUpload eines Benutzers haben darf.
  2. Legt fest mit welchen Email-Adressen ein Benutzer dieser Gruppe beitreten darf.
  3. Legt fest mit welchen Email-Adressen ein Benutzer dieser Gruppe nicht beitreten darf.
  4. Legt die erlaubten IP-Adressen fest, mit denen sich ein Benutzer dieser Gruppe einloggen darf.
  5. Legt die verbotenen Dateiendungen fest, welche ein Benutzer dieser Gruppe nicht hochladen darf.
  6. Legt den maximalen Speicher fest, den die Dateien eines Benutzers in dieser Gruppe haben dürfen.
  7. Legt fest, welche anderen Gruppen für diese Gruppen als Adressbuch zur Verfügung stehen. Diese Benutzer werden in der Autovervollständigung angezeigt.

Maximale Anhangsgröße für den WebUpload

Da es bei vielen Browser Probleme gibt, die dafür sorgen, dass sehr große Dateien nicht hochgeladen werden können, haben wir diese Einstellung eingebaut.
Sie sorgt dafür, dass Zustellungen, deren gesamte Anhangsgröße (bis zur Version 3.5 wurde hier jeder Anhang einzeln gezählt) größer ist als das konfigurierte Maximum, über die FTAPI Desktop App versandt werden müssen.

Sollten Sie diese Einstellung über den von uns empfohlenen Wert stellen kann es vorkommen, dass User bei Versand unterschiedliche Probleme beobachten.
Bekannte Symptome sind: Crash des Browsers, Verlangsamung des gesamten Rechners oder Unerwartetes Abbrechen des Uploads.

Die von uns empfohlene Maximale Größe ist: 2048 MB 


E-Mail Black-/ White-List

Ab der Version  3.0 wurde eine E-Mail Black- bzw. White-List eingefügt. Dies ermöglicht es dem Administrator im Vorhinein festzulegen, an welche Email-Adressen eine bestimmte Gruppe Zustellungen schicken darf.

Black-List:

An Adressen auf der Black-List können keine Versendungen geschickt werden. So können bestimmte Endungen ausgeschlossen werden.

White-List:

Wenn auf der White-List Adressen eingetragen sind, können Versendungen nur noch an diese Adressen geschickt werden.   

Beispiel:

 Blacklist: ,,@evil.com"Blacklist: ,,"
Whitelist: ,,"

Möglich: alle anderen

Nicht Möglich: @evil.com

Alle Adressen möglich.
Whitelist: ,,@not-evil.com"

Möglich: @not-evil.com

Nicht Möglich: alle anderen

Möglich: @not-evil.com

Nicht Möglich: alle andern

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